Warum ich mir Kimai angeschaut habe

Du willst deine privaten Projekte etwas tracken, damit du eine Übersicht hast? Du bist rechtlich gezwungen Arbeitszeiten erfassen, da du Gewerbetreibender bist? Du hast aber kein Bock wieder monatlich für irgendein extra Tool zu zahlen?

Dann bist du bei Kimai genau richtig! Mit dem kostenlosen und Open-Source Zeiterfassungstool kannst du mehr, als nur Arbeitszeiten zu tracken…

Durch Open-Source und somit öffentlich zugänglichem Code kannst du die Software entweder auf deinem privaten Server hosten oder auch als SaaS mieten – ganz deine Entscheidung. Zudem bietet Kimai zahlreiche Plugins bzw. Erweiterungen, mit dem du meist viele Funktionen abbilden kannst, ohne auf Systeme wie SAP oder andere Cloud-Produkte zurückgreifen zu müssen.

Was Kimai eigentlich kann

Auf den ersten Blick wirkt Kimai wie ein minimalistischer Timer, um mal „25 Minuten konzentriert zu arbeiten“. Genau das Gegenteil ist der Fall – schon mit den Grundfunktionalitäten ist das Tool so ausgerichtet, das du Arbeitszeiten auf verschiedene Kunden bzw. verlinkte Projekte verbuchen kannst, um später eine genaue Auswertung über deine Zeit zu haben. Kunde – Projekt – und Tätigkeit auswählen, Timer starten – so leicht startest du deine Arbeitszeit. Durch ein erneutes Klicken kannst du dies wieder beenden und ggfs. eine Beschreibung hinterlegen, was in dieser Zeit erledigt wurde.

Zudem unterstützt Kimai auf der technischen Seite viele weiteren Dinge, die für eine Integration in Prozesse nützlich oder gar wichtig sind:

User- & Gruppenmanagement
Integrationen für Identity Provider bzw. Verzeichnissysteme wie LDAP
Rechte & Rollenverwaltung bei mehreren Nutzern
Teams, die angelegt werden können (Abteilungen) zur Ansichtsbeschränkung von Kunden
Zeitmanagement
Exporte von Stundenzettel
Verwaltung von Budgets
Weitere Dinge
Plugins mit unterschiedlichsten Erweiterungen (z. B. Integration in Buchhaltung wie LexOffice)
API-Schnittstelle

Für wen lohnt sich das?

Kimai ist vor allem dann interessant, wenn du mehr brauchst als eine Stoppuhr, aber keine Lust auf eine überladene Enterprise-Lösung mit Lizenzmodell aus der Hölle hast.

Gerade für kleine Teams ist das spannend. Viele starten mit Excel, einer Notiz-App oder einer simplen Timer-App. Solange nur eine Person arbeitet, geht das irgendwie. Sobald aber mehrere Kunden, Projekte und Mitarbeiter dazukommen, wird es schnell unübersichtlich. Dann stellt sich plötzlich die Frage: „Wieso ist das Projekt schon fast über Budget?“ Oder: „Wie viele Stunden haben wir letzten Monat eigentlich für Kunde X geleistet?“ Mit Kimai musst du dafür nicht mehr drei Excel-Dateien, Slack-Nachrichten und dein Gedächtnis zusammenwerfen.

Installationsanleitung – Schritt für Schritt

Die Installation von Kimai kann via Docker erfolgen, als Kubernetes-Cluster oder als SaaS-Service betrieben werden. Im Folgenden findest du einmal die YML-Datei für die Installation (beispielsweise auf einem Synology NAS):

Wichtig: Nach dem deployen brauchst du etwas Geduld, da die Installation & Migration von Kimai etwas dauert – also nicht zu voreilig die Installation beenden…

services:
  sqldb:
    image: mysql:8.3
    container_name: kimai-db
    command: --default-storage-engine=innodb
    restart: unless-stopped
    volumes:
      - mysql:/var/lib/mysql
    environment:
      MYSQL_DATABASE: kimai
      MYSQL_USER: kimaiuser
      MYSQL_PASSWORD: "<DeinMasterPassword>"
      MYSQL_ROOT_PASSWORD: "<DeinMasterPasswordWiederholen>"
    healthcheck:
      test:
        [
          "CMD-SHELL",
          "mysqladmin -uroot -p$$MYSQL_ROOT_PASSWORD ping -h 127.0.0.1 --silent"
        ]
      interval: 10s
      timeout: 5s
      retries: 12
      start_period: 30s
  kimai:
    image: kimai/kimai2:stable
    container_name: kimai
    restart: unless-stopped
    depends_on:
      sqldb:
        condition: service_healthy
    ports:
      - "8001:8001"
    volumes:
      - data:/opt/kimai/var/data
      - plugins:/opt/kimai/var/plugins
    environment:
      APP_SECRET: "<einSecretGenerieren"
      TRUSTED_HOSTS: "<IP-AdresseVonKimai>|localhost|127.0.0.1"
      ADMINMAIL: "<AdminMailFuerAnmeldung>"
      ADMINPASS: "<DeinAdminPassword>"
      DATABASE_URL: "mysql://kimaiuser:v@sqldb:3306/kimai?charset=utf8mb4&serverVersion=8.3.0"
volumes:
  data:
  mysql:
  plugins:

Zu guter Letzt…

Kimai ist mehr als eine simple Excel-Liste – ein Open-Source-Projekt, das sich so gut integrieren und nutzten lässt sodass man in vielen Fällen gar nicht auf bekannte proprietäre Produkte umsteigen muss. Vor allem durch Erweiterungen und API-Integrationen gibt es eigentlich keine Grenzen. Zu den Erweiterung die ich selbst nutzte folgt ein neuer Beitrag – Backups, Integrationen & Co.

Meiner Meinung eignet sich das nicht nur für Unternehmen sondern auch schon für Kleinunternehmer oder gar Privatpersonen, die z. B. ihre Zeit sauber und übersichtlich tracken wollen.

Ihr habt Fragen, Ideen oder Vorschläge – dann lasst uns doch gerne darüber schnacken. Ich freue mich auf eure Kommentare 🙂